Google Drive là một trong những dịch vụ đám mây được sử dụng nhiều nhất trên toàn thế giới vì nó cung cấp nhiều tính năng miễn phí. Một trong số đó là khả năng chia sẻ tệp với bên thứ ba. Vấn đề là, nếu bạn làm việc thường xuyên với công cụ này, có thể sẽ có lúc bạn không biết ai đã truy cập vào các tập tin trong Google Drive.
Để bạn có thể cải thiện tệp của mình và kiểm soát quyền riêng tư tốt hơn, chúng tôi sẽ giải thích cách bạn có thể biết ai là người mà bạn đã cấp quyền truy cập vào một số tài liệu hoặc tệp nhất định.
Tất cả lợi ích của việc chia sẻ tệp qua Google Drive
Công cụ này của Google rất dễ sử dụng và rất dễ tiếp cận, đó là lý do tại sao nó có hàng triệu người dùng. Chia sẻ tập tin thông qua nó mang lại cho chúng ta một loạt lợi thế:
Truy cập từ mọi nơi
Các tệp mà chúng tôi đã tải lên đám mây, bất kể chúng tôi có chia sẻ chúng hay không, sẽ có sẵn bất kỳ lúc nào và từ bất kỳ thiết bị nào có quyền truy cập Internet. Trong thời đại làm việc từ xa, điều này đặc biệt thú vị.
hợp tác thời gian thực
Một trong những lợi ích tuyệt vời của việc cấp cho người khác quyền truy cập vào tệp trong Google Drive là họ có thể làm việc trên cùng một tài liệu cùng một lúc. Phần còn lại sẽ thấy những thay đổi trong thời gian thực, giúp tăng tốc độ công việc lên rất nhiều.
Kiểm soát phiên bản
Drive lưu giữ lịch sử của tất cả các phiên bản tệp của bạn. Cái này cho phép bạn thực hiện sửa đổi và quay lại phiên bản trước trong trường hợp cần thiết.
Chức năng này đặc biệt hữu ích khi làm việc trên cùng một tài liệu theo thời gian. Ví dụ: nếu bạn đang chuẩn bị dự án kinh doanh, một báo cáo quan trọng hoặc nếu bạn đang viết dự án tốt nghiệp cuối cùng của mình.
Dễ sử dụng
Như chúng tôi đã nói trước đây, một trong những ưu điểm lớn của công cụ này là nó có cách hoạt động đơn giản và trực quan. Bạn sẽ dễ dàng biết cách tạo thư mục và phân phối các quyền truy cập khác nhau, ngay cả khi bạn chưa từng sử dụng Google Drive trước đây.
Dung lượng lưu trữ rộng rãi
Google Drive cung cấp 15 GB dung lượng miễn phí, quá đủ để lưu trữ và chia sẻ hàng trăm tệp. Tuy nhiên, nếu bạn cần thêm không gian, Bạn có thể chọn đăng ký trả phí.
Tích hợp với các ứng dụng khác của Google
Drive tích hợp với các ứng dụng khác của Google như Gmail, Docs, Sheets và Slides. Bằng cách này, việc trao đổi tập tin giữa các ứng dụng trở nên rất đơn giản và Điều này làm tăng năng suất.
Bảo mật và quyền riêng tư
Google Drive cung cấp các biện pháp bảo mật nâng cao trong các lĩnh vực thiết yếu như mã hóa dữ liệu khi truyền và khi lưu trữ, giúp bảo vệ tính bảo mật của các tệp bạn có trên đám mây của mình, ngay cả khi bạn chia sẻ chúng với người khác.
Ngoài ra, mọi lúc bạn có thể kiểm soát ai có quyền truy cập vào tệp và thay đổi quyền (hoặc loại bỏ chúng) khi bạn thấy cần thiết.
Dễ dàng chia sẻ
Bạn có thể chia sẻ tệp theo nhiều cách khác nhau nhưng một trong những cách đơn giản nhất là tạo liên kết mà bạn có thể gửi qua email hoặc tin nhắn.
Ai có quyền truy cập vào các tệp trong Google Drive?
Google Drive có rất nhiều lợi ích mà chắc chắn bạn đã từng sử dụng nó để chia sẻ tệp với người khác. Nếu vậy và bạn muốn biết ai có thể xem tệp của mình, hãy làm như sau.
Truy cập tài liệu mà bạn muốn biết bạn đã chia sẻ tài liệu đó với ai và nhấp vào "Chia sẻ". Bạn sẽ thấy tùy chọn này ở góc trên bên phải của thiết bị.
Khi click vào nó sẽ hiện ra một cửa sổ bật lên cho bạn biết người nào có quyền truy cập vào tệp đó và họ có những quyền gì để làm việc trên đó.
Tìm kiếm tài liệu được chia sẻ trong Google Drive
Nếu bạn đã sử dụng công cụ này trong một thời gian dài, có thể bạn sẽ bị mất dấu một số tài liệu mà bạn từng chia sẻ với người khác. Nếu bây giờ bạn cần khôi phục thông tin đó, bạn có thể truy cập nó.
Truy cập WhoHasAccess và nhấp vào “Quét Google Drive của tôi ngay bây giờ.” Cấp các quyền mà công cụ yêu cầu và để nó thực hiện công việc của mình. Khi kết thúc quá trình quét, nó sẽ cung cấp cho bạn danh sách các tài liệu được chia sẻ của bạn. Trong đó, bạn sẽ thấy cả tên và email của những người mà bạn đã chia sẻ từng tệp vào thời điểm đó.
Quản lý quyền truy cập vào tài liệu được chia sẻ của bạn
Chia sẻ tài liệu qua Google Drive Nó rất hữu ích ở cấp độ học thuật và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng thuận tiện cho tất cả những người có quyền truy cập có thể chỉnh sửa và thay đổi nội dung.
Để có quyền kiểm soát tốt hơn đối với các tệp của bạn, Drive mang đến cho bạn cơ hội đặt các quyền truy cập khác nhau. Các vai trò bạn có thể chỉ định là:
- Người đọc. Người đó chỉ có thể đọc văn bản nhưng không thể thay đổi nội dung của nó.
- Bình luận viên. Người dùng có thể để lại nhận xét nhưng không thể tương tác trực tiếp với văn bản.
- Biên tập viên. Nếu bạn gán vai trò này cho người khác, họ sẽ có cùng chức năng chỉnh sửa trên tài liệu mà bạn có với tư cách là người tạo ra nó.
Bạn có thể nhanh chóng thay đổi các quyền bạn đã cấp. Nhập tài liệu mà bạn quan tâm và nhấp vào tùy chọn “Chia sẻ”. Một danh sách sẽ xuất hiện với những người có quyền truy cập vào tệp và vai trò được chỉ định trước đó. Bằng cách nhấp vào nó, một cửa sổ bật lên mới sẽ xuất hiện cho phép bạn thực hiện các thay đổi.
Do đó, người có vai trò biên tập viên có thể trở thành một người đọc đơn giản và ngược lại. Từ cửa sổ này, bạn cũng có thể hủy mọi quyền truy cập mà bạn đã cấp.
Nếu điều bạn cần là chặn một người dùng nhất định, bạn cũng có thể làm điều đó. Thực hiện theo các bước sau:
- Đăng nhập vào Google Drive.
- Bấm vào tab "Chia sẻ với tôi" xuất hiện ở phía bên trái màn hình.
- Nhấp chuột phải vào tệp của người dùng mà bạn quan tâm và nhấn "Để ngăn chặn" trong menu thả xuống.
- Xác nhận hành động của bạn bằng cách nhấp lại "Để ngăn chặn".
Với hành động này, người dùng bị chặn sẽ không còn quyền truy cập vào bất kỳ tài liệu nào mà bạn đã chia sẻ giữa hai người.
Như bạn đã thấy, việc biết ai có quyền truy cập vào các tệp trong Google Drive không hề phức tạp. Chúng tôi khuyên bạn nên xem xét và đưa ra quyết định xem bạn có quan tâm đến việc tiếp tục chia sẻ tệp của mình với một số người nhất định hay không.