Chia sẻ tài liệu giữa các thiết bị Windows mà không cần sử dụng chương trình của bên thứ ba hoặc ứng dụng bên ngoài là một trong những tính năng được người dùng tìm kiếm nhiều nhất vì sự tiện lợi, tốc độ và bảo mật khi di chuyển tệp hoặc đồng bộ hóa thông tin giữa nhiều máy tính. Công nghệ đã phát triển rất nhiều trong lĩnh vực nàyvà hiện nay có nhiều giải pháp được tích hợp vào Windows và các dịch vụ liên quan để truyền tệp từ máy tính này sang máy tính khác, cho dù các máy tính nằm trên cùng một mạng cục bộ hay ở nhiều vị trí khác nhau, mà không cần cài đặt thêm bất kỳ phần mềm nào.
Chúng tôi mang đến cho bạn một hướng dẫn toàn diện và đơn giản về tất cả các cách hiện có để Chia sẻ tài liệu giữa các máy tính Windows mà không cần phải sử dụng ứng dụng của bên thứ ba.. Nếu bạn muốn tránh phụ thuộc vào các dịch vụ bên ngoài để di chuyển tệp, sau đây là tất cả các tùy chọn: từ các công cụ được tích hợp sẵn trong hệ điều hành đến các tùy chọn nâng cao hơn, bao gồm thông tin chi tiết về cấu hình và mẹo để tránh các sự cố thường gặp nhất khi di chuyển tệp theo kiểu này.
Các phương pháp dành riêng cho Windows để chia sẻ tệp mà không cần chương trình bên ngoài
Trong nhiều năm qua, Windows đã nỗ lực giúp cuộc sống của những người cần chia sẻ tài liệu giữa các máy tính trở nên dễ dàng hơn, cả trên mạng và giữa các thiết bị sử dụng tài khoản được đồng bộ hóa. Việc cấu hình hệ điều hành để gửi và nhận tệp đơn giản hơn nhiều so với bạn nghĩ. và không yêu cầu kiến thức chuyên sâu hay cài đặt phần mềm bổ sung.
Trong số các lựa chọn chính, việc sử dụng thư mục dùng chung, các chuyển giao gần, tạo ổ đĩa mạng và đồng bộ hóa bằng các dịch vụ đám mây tích hợp như OneDrive. Ngoài ra, còn có những chi tiết và khuyến nghị có thể tạo nên sự khác biệt trong trải nghiệm của người dùng cũng như tốc độ và tính bảo mật khi chia sẻ tệp.
Một trong những bổ sung tuyệt vời trong phiên bản mới nhất của hệ điều hành là chức năng được gọi là «Chia sẻ gần gũi». Tính năng này cho phép Gửi tài liệu, ảnh và tệp đến các máy tính khác ở gần bằng WiFi hoặc Bluetooth, không cần cáp hoặc ứng dụng bên ngoài.
Để kích hoạt hệ thống này, hãy vào Cài đặt Windows, trong mục “Hệ thống”, tìm phần “Trải nghiệm chung” và kích hoạt công tắc. «Chia sẻ gần gũi». Bạn có thể chọn chỉ muốn nhận tệp từ thiết bị của mình hay từ bất kỳ thiết bị nào gần đó trên mạng.
Để gửi tệp, chỉ cần nhấp chuột phải vào tài liệu, chọn "Chia sẻ" và cửa sổ bật lên sẽ hiển thị các máy tính gần đó có bật tùy chọn này. Người nhận sẽ nhận được thông báo chấp nhận hoặc từ chối tệp, tệp này sẽ được chuyển đến thư mục mà bạn đã cấu hình làm đích. Việc truyền dữ liệu thường diễn ra rất nhanh, đặc biệt nếu cả hai thiết bị đều được kết nối với cùng một mạng WiFi..
Bạn có thể sửa đổi thư mục chứa các tập tin này từ phần cài đặt và thậm chí thay đổi nó thành một vị trí tùy chỉnh để sắp xếp tốt hơn.
Chia sẻ thư mục và tệp trên mạng cục bộ
Phương pháp cổ điển để chuyển tài liệu từ máy tính này sang máy tính khác vẫn là thư mục được chia sẻ trên mạng cục bộ. Hệ thống này được sử dụng rộng rãi trong gia đình, văn phòng, trường học và doanh nghiệp, nơi nhiều máy tính được kết nối với cùng một mạng và cần truy cập nhanh vào các tài nguyên chung.
Để sử dụng, chỉ cần nhấp chuột phải vào thư mục bạn muốn chia sẻ, truy cập Thuộc tính, đi tới tab “Chia sẻ” và nhấp vào “Chia sẻ nâng cao”. Ở đây chúng ta kích hoạt tùy chọn chia sẻ và đặt tên cho thư mục. Trong nút cấp quyền, chúng ta có thể xác định người dùng nào có quyền truy cập (tất cả hoặc chỉ một số) và liệu họ có thể đọc, ghi hoặc sửa đổi tệp hay không. Sau khi cấu hình, thư mục sẽ hiển thị trên mọi máy tính được kết nối vào mạng và có thể truy cập thư mục bằng cách nhập đường dẫn tương ứng vào File Explorer.
Xin lưu ý rằng Cấp quyền cho “Mọi người” có nghĩa là bất kỳ thiết bị nào được kết nối với mạng cục bộ của bạn đều có thể truy cập và sửa đổi các tệp.. Nếu bạn thường xuyên có khách đến nhà hoặc văn phòng, hãy xem xét kỹ quyền của mình để ngăn những người không được phép xem tài liệu của bạn.
Trên Windows, đường dẫn thường là: \\tên_máy_tính\\tên_thư_mục_chia_sẻ.
Gắn ổ đĩa mạng và truy cập chúng qua SMB hoặc FTP
Một lựa chọn rất thiết thực khác là kết nối ổ đĩa mạng. Tính năng này cho phép thư mục được chia sẻ trên thiết bị khác trong mạng xuất hiện trong trình duyệt của chúng ta như thể nó là một ổ cứng khác, giúp sao chép và quản lý tệp dễ dàng hơn.
Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấp chuột phải vào “This PC” và chọn “Connect to network drive”. Chọn một chữ cái và thêm đường dẫn đến thư mục chia sẻ, sử dụng SMB (Khối tin nhắn máy chủ) hoặc nếu bạn truy cập từ máy chủ FTP, bằng cách nhập URL FTP thích hợp. Bằng cách này, bạn có thể truy cập trực tiếp vào các thư mục trên máy tính khác như thể chúng là của bạn.
Giải pháp này được sử dụng rộng rãi trong các doanh nghiệp hoặc môi trường làm việc cộng tác và có thể dễ dàng mở rộng bằng cách thiết lập máy chủ FTP như FileZilla Server, miễn phí và có sẵn cho cả Windows và các hệ thống khác.
Đồng bộ hóa và chia sẻ bằng OneDrive và các đám mây tích hợp khác
OneDrive Nó được cài đặt sẵn và tích hợp hoàn hảo vào các phiên bản Windows mới nhất. Cho phép Đồng bộ hóa và chia sẻ các tập tin và thư mục giữa bất kỳ thiết bị Windows nào (và các hệ thống khác) miễn là bạn sử dụng cùng một tài khoản Microsoft. Ngoài ra, bạn có thể chia sẻ liên kết trực tiếp đến tệp với người khác bằng cách tạo liên kết công khai hoặc liên kết bị hạn chế.
Thao tác này rất đơn giản: chỉ cần lưu tệp vào thư mục OneDrive và chúng sẽ có sẵn trên tất cả các thiết bị được đồng bộ hóa. Ngoài ra, bạn có thể chọn thư mục nào muốn đồng bộ hóa, tiết kiệm dung lượng bằng cách sử dụng các tệp chỉ dành cho đám mây và chia sẻ liên kết để cộng tác với những người dùng khác.
Google Drive y Dropbox Chúng hoạt động theo cách tương tự và cho phép bạn chia sẻ tệp với các quyền tùy chỉnh (người đọc, biên tập viên, người bình luận). Bạn có thể gửi tệp cho người dùng cụ thể hoặc tạo liên kết công khai. Hạn chế chính của những dịch vụ này là không gian lưu trữ miễn phí, vì khi vượt quá giới hạn nhất định, bạn sẽ phải trả phí. Tuy nhiên, đối với nhu cầu sử dụng hàng ngày và các tập tin nhỏ, chúng rất hữu ích và tiện lợi.
Chuyển tập tin giữa các máy tính Windows trên các mạng khác nhau
Một tình huống thường gặp là có nhiều máy tính Windows không chia sẻ cùng một mạng cục bộ, ví dụ, một máy ở văn phòng và một máy khác ở nhà. Trong những trường hợp này, các lựa chọn cổ điển không có tác dụng., nhưng vẫn có cách để chia sẻ tệp mà không cần nhờ đến các ứng dụng bên ngoài.
Cách dễ nhất khi máy tính không thể kết nối với mạng cục bộ thường là sử dụng dịch vụ đám mây để chia sẻ liên kết trực tiếp, nhưng bạn cũng có thể sử dụng ổ USB để sao chép tệp, gửi chúng qua email hoặc thiết lập máy chủ FTP hoặc HTTP trên một máy tính và truy cập chúng từ máy tính kia thông qua trình duyệt hoặc máy khách FTP.
Ngoài ra, bạn có thể tạo các tệp sao lưu bằng công cụ Windows và di chuyển chúng sang các ổ đĩa ngoài hoặc thậm chí sử dụng các công cụ như Lịch sử tệp, công cụ này tự động sao chép tài liệu từ máy tính này sang máy tính khác.
Mẹo thực tế để chia sẻ giữa điện thoại Android và máy tính Windows
Nếu bạn cần chuyển tập tin giữa điện thoại Android và máy tính Windows, bạn có nhiều tùy chọn được tích hợp sẵn trong cả hai hệ thống:
- Kết nối điện thoại với máy tính bằng cáp USB và kích hoạt chế độ “Truyền tệp” trên điện thoại. Bạn có thể truy cập toàn bộ bộ nhớ trong và thẻ SD từ trình duyệt tệp.
- Sử dụng tính năng Mobile Link của Microsoft (trước đây là Your Phone) để đồng bộ hóa giữa cả hai thiết bị, cho phép bạn sao chép và dán, xem ảnh và tin nhắn, v.v.
- Gửi tệp qua Bluetooth nếu cả hai thiết bị đều hỗ trợ (mặc dù chậm hơn các tùy chọn khác).
- Sử dụng các dịch vụ như OneDrive, Google Drive, Dropbox hoặc Telegram để luôn có thể truy cập các tệp của bạn trên cả hai thiết bị thông qua đám mây.
- Tính năng Quick Share (trước đây là Nearby Share) cho phép bạn dễ dàng chuyển tệp giữa các thiết bị Windows và Android qua Wi-Fi, trong khi thiết bị kia sẽ xuất hiện trong danh sách "thiết bị gần đó" khi bạn muốn chia sẻ tệp.
Khi cần chuyển một tập tin lớn hoặc nhiều tài liệu, lựa chọn nhanh nhất là sử dụng cáp USB hoặc nếu cả hai thiết bị đều bật tính năng chia sẻ gần.
Giải pháp cổ điển và nâng cao dành cho người dùng có nhu cầu đặc biệt
Mặc dù hầu hết người dùng lựa chọn phương pháp truyền thống, nhưng có nhiều hệ thống tiên tiến linh hoạt và có thể tùy chỉnh hơn dành cho những người muốn tiến xa hơn:
- Thiết lập máy chủ HTTP hoặc FTP cá nhân để chia sẻ toàn bộ thư mục bằng trình duyệt hoặc máy khách FTP.
- Thiết lập máy chủ NAS (Thiết bị lưu trữ kết nối mạng) hoạt động như một “đám mây tại nhà”, luôn khả dụng trên mọi thiết bị trong mạng và thậm chí từ bên ngoài nhà bằng cách sử dụng dịch vụ truy cập từ xa.
- Tự động đồng bộ hóa các thư mục trên nhiều thiết bị bằng các công cụ Windows tích hợp như Lịch sử tệp và lưu trữ cục bộ/đám mây kết hợp.
Những phương pháp này có ưu điểm là cho phép truyền tệp lớn, làm việc nhóm và kiểm soát hoàn toàn quyền riêng tư và quyền truy cập.
Giải quyết các vấn đề thường gặp nhất khi chia sẻ tài liệu
Khi chia sẻ tài liệu giữa các máy tính chạy Windows, có thể phát sinh một số bất tiện sau:
- Máy tính kia không xuất hiện trong danh sách thiết bị chia sẻ: Điều này thường xảy ra vì máy tính không bật tính năng chia sẻ hoặc cả hai thiết bị không nằm trên cùng một mạng.
- Nếu bạn không biết các tập tin mình nhận được đã nằm ở đâu, hãy kiểm tra thư mục tải xuống mà Windows đã đặt theo mặc định trong phần trải nghiệm được chia sẻ. Bạn có thể thay đổi trong phần cài đặt nếu muốn.
- Sự cố về quyền trên các thư mục được chia sẻ: Xem lại quyền của thư mục trong thuộc tính của thư mục và đảm bảo rằng người dùng thích hợp có quyền đọc và ghi.
- Khó khăn khi sao chép và dán lượng lớn văn bản giữa PC và thiết bị di động: Nếu tính năng này được bật nhưng không thành công, hãy thử gửi các khối văn bản nhỏ hơn hoặc đồng bộ hóa cả hai ứng dụng (Mobile Link trên PC và Link to Windows trên thiết bị di động) bằng cách đóng và mở lại chúng.
Đôi khi, chỉ cần khởi động lại máy tính hoặc đăng xuất rồi đăng nhập lại cũng có thể giải quyết được các sự cố cụ thể. Nếu bạn sử dụng các tính năng nâng cao như thư mục chia sẻ hoặc máy chủ FTP, hãy đảm bảo các quy tắc tường lửa và quyền mạng của bạn được thiết lập chính xác.
Khuyến nghị bảo mật khi chia sẻ tài liệu
Việc dễ dàng chia sẻ tập tin giữa các máy tính Windows không nên khiến bạn lơ là trong vấn đề bảo mật và bảo vệ thông tin. Khi sử dụng các thư mục được chia sẻ, hãy luôn chọn người mà bạn cấp quyền truy cập cụ thể và đảm bảo rằng các thư mục đó không được mở cho toàn bộ mạng trừ khi cần thiết. Hãy nhớ rằng bất kỳ người dùng nào được kết nối với cùng mạng cục bộ và có quyền đều có thể đọc và ghi vào các thư mục này.
Khi chuyển các tài liệu quan trọng hoặc nhạy cảm qua dịch vụ đám mây, hãy áp dụng mật khẩu cho các liên kết hoặc hạn chế quyền truy cập cho một số người cụ thể. Và nếu bạn định xóa dữ liệu trên máy tính cũ sau khi di chuyển tệp, hãy sử dụng công cụ khôi phục Windows và xóa an toàn để bảo vệ quyền riêng tư của bạn và ngăn chặn việc khôi phục tệp sau này.
Ưu điểm của việc sử dụng các tùy chọn Windows gốc
Ưu điểm lớn nhất của việc lựa chọn hệ thống tích hợp Windows so với các ứng dụng của bên thứ ba là an ninh, ổn định và đơn giản hơn. Những phương pháp này thường có hiệu quả miễn là thiết bị được cấu hình đúng, không yêu cầu đăng ký với các dịch vụ bên ngoài và duy trì khả năng tương thích giữa các phiên bản khác nhau của hệ điều hành.
Ngoài ra, việc tích hợp các dịch vụ như OneDrive cho phép bạn đồng bộ hóa mọi thứ giữa điện thoại di động và PC, truy cập tài liệu bất kỳ lúc nào và dễ dàng cộng tác với người khác bằng cách chỉnh sửa tệp theo thời gian thực.
Bạn nên chọn lựa chọn nào theo nhu cầu của mình?
Không có phương pháp hoàn hảo nào dành cho tất cả mọi người. Cách tốt nhất để chia sẻ tài liệu giữa các thiết bị Windows phụ thuộc vào ngữ cảnh.:
- Để truyền dữ liệu nhanh chóng, trực tiếp giữa các máy tính ở gần nhau trên cùng một mạng: Chia sẻ gần nhau hoặc Thư mục được chia sẻ.
- Đối với các máy tính không chia sẻ mạng: Đồng bộ hóa với OneDrive hoặc Google Drive hoặc các dịch vụ email và nhắn tin nếu tệp không quá lớn.
- Để truyền dữ liệu giữa thiết bị di động và PC: Cáp USB, Mobile Link, Quick Share hoặc dịch vụ đám mây tùy thuộc vào loại tệp.
- Dành cho doanh nghiệp hoặc người dùng nâng cao: ổ đĩa mạng, máy chủ FTP, NAS hoặc giải pháp lưu trữ đám mây cộng tác với quyền tùy chỉnh.
Điều quan trọng là, với các công cụ Windows hiện tại và các tùy chọn tích hợp của các dịch vụ lưu trữ đám mây lớn, hầu như bất kỳ người dùng nào cũng có thể di chuyển tài liệu giữa các máy tính một cách nhanh chóng, dễ dàng và an toàn.
Quá trình chia sẻ tài liệu giữa các thiết bị Windows mà không cần sử dụng ứng dụng bên ngoài đã được Microsoft và các nhà cung cấp dịch vụ đám mây lớn tối ưu hóa, cho phép cả người dùng cá nhân và chuyên nghiệp quản lý tệp của mình một cách hiệu quả.